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记录管理程序程序

取代版本记录档案和记录管理政策,1993年3月的管理​​组件。

 

一世。    目的

此过程概述了详细的法律和业务义务和要求巴黎人下载符合规定如何管理其保管或控制的记录和信息。在此过程中的权限被从衍生 记录管理策略 总法律顾问和董事会秘书处办公室的管辖范围。

 

II。    程序

 

1.访问和检索

对于问责制的目的,并确保记录轻松访问和在必要时授权人员检索到,所有的记录都必须按照学校档案管理程序的做法提出。 

2.隐私和安全

对保护有限的信息,包括个人信息的指导,请参阅该大学的 信息保护和访问 - 限制的信息,政策和程序。  上大学的一般信息资产保护的指导,请参阅 信息保护政策。  

3.性格

记录处置必须按照适用的记录保留时间表规定的方式进行,或按规定或理事会的总顾问兼秘书长批准。

4.法律保留

法律规定取代任何及所有授权的记录销毁大学政策。如果记录的内容与实际的或未决诉讼或政府调查,它是受法律保全。他持有雇员知道或者获得知识法律行动或政府的调查是合理可预见的,并且一直有效,直到显式删除的那一刻开始。法定保留的记录部分不能被破坏,直到保持被删除,它是由明确的法律总顾问和理事会的秘书许可。 

5.继承

官员,雇员和承包商在离开大学或放弃自己的立场应离开所有正式记录他们的继任者。  

6.转移到档案馆 - 持久价值的档案

高校档案管理经久不衰的历史或永久价值的记录,这些记录不再需要持续的管理目的。档案馆提供存储,保护和利用这些记录为授权有关大学的政策,包括信息和隐私自由原则。对转移记录大学档案馆更多的指导,联系高校档案。 

7.电子邮件

电子邮件记录大学活动必须根据主相关记录是否该电子邮件应用程序本身,其他电子记录系统或者其中内被保持在纸张格式记录保持时间表被当作记录和保持,电子邮件应打印并与记录适当存档。 

8.技术相关的记录

技术依赖记录,包括各种数据库内的结构化数据,电子记录,显微记录和视听记录,生成或在业务过程中接收到的是大学的记录。电子信息是否结构(如数据库记录)的,非结构化的(如字处理文档,网页内容,社交媒体),包括任何相关的背景元数据应该保存,维护和访问,只要他们需要符合立法,问责制,业务和历史的义务。

9.记录管理系统

高校的档案管理系统的目的是在各种媒体上进行管理的数据,文件和记录的生命周期。档案管理系统的目标是通过对处置或长期保存维护的记录及其在从创建时的上下文元数据的完整性和真实性。这些系统可以被设计成自动化和跟踪访问和隐私,保留管理,保存和整个生命周期的审计记录的完整性和真实性。随着技术被认为是更换或升级,记录保存,保密性和安全性要求应包括分析和审查过程的一部分。

10.电子成像管理程序(扫描)

电子成像程序(纸到电子图像,如通过扫描转换)应按照被执行 电子成像和文档管理政策.