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读取记录保留时间表(RRS)

瑞尔的记录保留时间表(RRS)定义时间不同类的大学记录的长度必须被保留。   

下表提供了有关时间表是如何构成的以及每个列的描述信息。该描述也包括时间表内使用标准的条款。     

描述
记录代码
  • 用于记录类的字母数字识别符
  • 3个字母的功能码,随后由短划线,接着通过100为每个类递增的4位数字
  • 通常用作纸张和电子文件的简写形式文件标识符
记录类
  • 记录类别或记录系列是用来识别相关记录组常用术语
  • 促进用于识别,标记,存储和访问记录的共同语言
  • 保留要求适用于记录类
范围注释/说明
  • 介绍类型的记录类中找到的记录,以及术语彼此的关系:
    • 包括: 标识类型的记录找到了记录类中
    • 不包括: 识别一个关闭或异常记录类型特别排除的和应当其它分类
    • 笔记: 介绍了有关的记录类中的任何其他附加信息  
负责办公室
  • 标识具有该类中的记录,如财务,人力资源或董事会秘书处的主要责任区域或部门
  • 始发 办公室意味着主或负责办公室依赖于记录,如果你所在地区的创建者或记录来源,那么你的办公室是负责办公室
  • 如果你不负责的办公室,那么你可能不需要保留记录,只要指定的保留期限。 
  • 如果你是,如果你是负责的不确定,请与其它区域或接触 recordsmanagement@ryerson.ca 验证。
滞留事件
  • 识别哪个启动保持时钟诸如触发日期或事件:
    • 完成: 合同,期限,过程或项目结束
    • 资产处置: 项decommisioned,处置,或如财产,设备,计算机等出售这样
    • 结束年份: 历年截至12月31日结束
    • 结束一年的学术: 学年结束4月30日结束
    • 结束一年的财政: 财年结束4月30日结束
    • 文件关闭: 在文件最后一个项目的日期
    • 所取代: 最新文件所取代或替换为更新版本
    • 终止: 通过人力资源使用的雇佣结束或终止日期  
保留最低(年)
  • 需要的年数记录下列保留事件,以满足行政,业务,财务,监管,审计或其他要求保留
  • 多条记录类有1年,最短保留,特别是个人信息,如fippa定义。
  • 要计算何时记录有资格处置添加的年数在最近一年,并添加1 - 这将让你在其中记录可配置的一年。例如:2005 + 7 + 1 = 2013。
性格
  • 定义的记录的保留期结束时布置所述过程或方法:
    • 档案: 正在进行的历史或历史价值巴黎人下载记录可以转移到保管和大学档案,便于长期保存的责任。 (注:此为永久记录的不同和转移记录到存储)
    • 破坏: 已过期或超过其保留期限将被销毁,销毁等记录审计和尽职调查的目的记录
    • 常驻: 必须无限期保留比存档选择其他用途的纪录。保管和责任在于负责办公室,即使转移到校外的储存设施。
  • 处置过程中必须保持的记录的保密性和安全性。