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记录保留时间表(RRS)

搜索提示:找到不同的记录类型的保留,输入搜索词。例如停车处。

记录代码 记录类
范围注释/说明
负责办公室 滞留事件
保留最低
性格
ADM-0100 索赔和诉讼

包括诉讼案件,索赔或诉讼。

注意:如果在记录不破坏,直到授权法律服务法律保留。

法律服务/始发 完成 10 破坏
ADM-0200 合同和协议

包括合同和协议

不包括研究相关协议 - 见水库。

法律服务/始发
完成 10 档案
ADM-0400 行政记录 包括高级管理人员和其他高级职位创造和保持记录。  始发 文件关闭 5 档案
ADM-0500 收书 包括房地产或与购买,收购或出售的土地,物业或其他资产等官方文件。  法律服务/始发     常驻
ADM-0600 租赁 包括租约谈判,修订,并为财产,设备或其他资产续约。 法律服务/始发 完成 10 破坏
ADM-0700 法律意见书 包括来自外部律师事务所的事项的法律意见,顾问。
法律服务/始发 取代 7 破坏
ADM-0800 计划管理 包括与部门开发,管理,运营和规划,包括会议,度量,或报告记录。 始发 取代 7 破坏
ADM-0900 政策与程序 包括官方批准的政策和程序。 始发 取代 7 档案
ADM-1000 项目管理 包括与项目,包括项目计划,评估,时间表,状态报告或项目文件记录。   始发 完成 7 破坏
凸轮-0100
调查(事故,安全,应急,暴力)
包括与事故的发生,安全,应急,暴力,人权的事件和调查在校园里的记录。记录可能包括监控,照片,个人,警方联系和其他案件的相关资料的说明。
始发 文件关闭
20 破坏
凸轮-0200 住宿,宿舍和住房 包括学生宿舍的应用程序和信息,以及住宅租金。
始发 文件关闭
5 破坏
凸轮-0400 田径成员,团队和注册

包括体育,运动和娱乐设施的会员,日营,早教中心日托注册。记录还可以包括队打,校际,校内或其他球队名单,日程安排或注册。 

不包括健康或医疗记录,包括药物测试 - 见凸轮-1200。

始发 结束一年的财政
5 破坏
凸轮-0500 会议规划和管理 包括嘉宾,租赁或使用校园设施,会议和方案开本和保留。  始发 完成 5 破坏
凸轮-0700 事件管理

包括规划,物流的校园活动,集会,庆典仪式或管理。

不包括会议 - 看到凸轮-0500。通信和文物 - 见EXT-0600。

始发 完成 5 破坏
凸轮-0800 餐饮服务
包括餐饮,膳食计划,营养计划,准备食物和安全,食品和饮料交付以及校园餐馆和食品服务。 始发 结束一年的财政 7 破坏
凸轮-0900 酒牌
包括酒牌申请和管理。 始发 文件关闭 5 破坏
凸轮-1000 邮件和交付 包括邮资,邮件,返回,损坏,丢失MAILL和快递或送货送货服务,包括运费,关税日志或列表。      始发 结束一年的财政 1 破坏
凸轮-1100 OHIP账单 包括与帐单健康,医疗或咨询服务的记录。
始发 结束一年的财政 7 破坏
凸轮-1200 病人的健康档案

包括医疗,保健,咨询,药物或其他医疗测试记录。

注:如果患者是在18岁以下,保留患者时满18岁开始。

始发 文件关闭
10 破坏
凸轮-1300 医生和护理记录 包括通过正规健康专业人员,是不是病人的特定保持记录。 始发 结束一年的财政 10 破坏
凸轮-1400 零售服务

包括书店,当然包,订单,销售,库存,出版商许可,教材的制作和其他零售业务。

始发 结束一年的财政
7 破坏
EXT-0100 推进活动

包括与有关正在进行的或特殊的发展和筹款活动筹集赞助,奖励或其他目的的捐赠计划和活动的记录。记录可能包括前景研究,捐助建议书,可行性研究,通讯或报告。 

不包括捐助者的具体信息 - 见EXT-0200。

始发 文件关闭
7 档案
EXT-0200 捐助者

包括捐赠者的信息,如人口统计和联系人信息,关系到巴黎人下载,礼品,捐赠计划,承诺和沟通。

不包括支付和管理资金的 - 见 - 鳍1300。

始发     常驻
EXT-0300 校友 包括校友信息,包括联系人,历史和巴黎人下载关系。 始发     常驻
EXT-0400 奖励和表彰

包括奖励,奖学金,荣誉学位,奖学金,牌匾,表彰,庆典,仪式,毕业典礼,奖杯,纪念品,照片竞技,团队,学生,教师,职员和社区成员。 

排除不成功奖的申请人(保留1年最低依照fippa)。

始发 取代 7 档案
EXT-0500 挂历制作 包括课程目录和课程列表。  始发 结束一年学业 10 档案
EXT-0600 通讯

包括广告,公告,报告,宣传册,视频,媒体报道,新闻发布,通讯,报纸,宣传册,巴黎人下载照片,海报,新闻稿,巴黎人下载出版物,录音,演讲,介绍和地址。

注意:始发局联系档案确定转让。

始发 取代 7 档案
EXT-0800 外部,政府和媒体关系 包括涉及与社区,市级,省级,联邦政府和其他国家政府,外部机构和组织以及媒体巴黎人下载关系的信息。 始发 结束财政年度 7 档案
EXT-0900 营销和促销

包括营销计划,以促进巴黎人下载,包括广告活动。

排除特定的文物 - 见EXT-0600。

始发 结束财政年度
5 档案
FAC-0100 建筑项目和规格 包括建设计划,规格,图纸及其他建筑相关的记录。 始发 资产处置
10 档案
FAC-0200 建筑许可 包括建设或施工许可证的申请和管理。 始发 完成 7 档案
FAC-0300 库存(设备和家具) 包括设备和家具的库存。   始发 资产处置 7 破坏
FAC-0400
保养

包括建筑物和设备维修和维护请求和维修。

不包括服务协议或合同 - 见ADM-0200。

始发 结束财政年度   7 破坏
FAC-0500 操作(建筑物) 包括与建筑,如清洁,废物管理ANS空间管理的持续经营记录。 始发 结束财政年度 7 破坏
FAC-0600 停车场管理 包括停车场和许可证管理。  始发 结束一年学业 3 破坏
FAC-0700 客房登记服务

包括会议室,剧场或其它设施的预订作为正在进行的行动的一部分。

不包括会议预订 - 见凸轮-0500或凸轮-0700。

始发 结束一年学业 1
破坏
FAC-0800 公用事业
包括电力,能源,水及其他公用事业的维护。 始发 结束一年的财政 10 破坏
鳍0100 应付账款 包括检查申请单,信用卡,费用报销,供应商发票,交通费。 金融服务 结束一年的财政 7 破坏
鳍0200 应收账款 包括协作账单,学生账户和其他传入资金管理。  金融服务
结束一年的财政 7 破坏
鳍0300 审计报告 包括年度和定期审计或调查报告。  内部审计服务     常驻
鳍0500 银行业 包括银行对账单,现金管理,如收款机,小额现金和对账。  金融服务 结束一年的财政 7 破坏
鳍0600 预算(大学宽)

包括大学广泛的预算,如资本预算和计划。 

不包括部门预算,留住只要行动所需。

金融服务
    常驻
鳍0800 财务报告和报表 包括日记,分类账和财务报表。也可以包括贷款和投资保障。
金融服务     常驻
鳍-0900 政府汇款 包括汇款征税,如GST,HST,PST,酒牌费,酒店税。 金融服务 结束一年的财政 7 破坏
鳍1000 采购业务 包括采购单(PO),采购,采购申请,建议书(RFP)的请求和其他采购记录。  金融服务 结束一年的财政 7 破坏
鳍1100 金融风险 包括精算评估,评价和报告,保险利益和养老评估和报表。  始发 文件关闭 7 破坏
翅片1200

包括税收,周年申报表及其他税务申报。

不包括税汇款 - 看片-0900。

金融服务
完成 7 破坏
鳍1300 信托基金和捐赠基金 包括承诺的管理,资金的支付与信任,捐赠基金,或计划给予。 金融服务 文件关闭 7 破坏
GOV-0100 大学治理 包括咨询委员会,巴黎人下载行为,章程,年度信息回报,权力下放和签名,选举和公民投票。 董事会秘书处     常驻
GOV-0200 董事会会议 包括会议议程,报告,会议记录和决议理事会理事。  董事会秘书处     常驻
GOV-0300 董事会成员 包括板构件的信息,包括约会和重新任命。  董事会秘书处     常驻
GOV-0400 董事会专门委员会 包括审计委员会,员工关系和养老金委员会,执行委员会,财务委员会,谈判委员会。  董事会秘书处     常驻
GOV-0500 参议院 包括学术委员会,参议院常设委员会,参议院提出上诉,上诉的决定,听力,报告和学术计划 参议院     常驻
HUM-0100 员工记录

包括CVS,简历,任命或录取通知书,入职,联系资料或信息,方位,减免学费,所有人员和员工群体,包括兼职或短期聘用的性能信息。 

不包括退休金和福利递延或退休员工 - 看到HUM-1100。

注意:如果分立,终止或诉讼问题不破坏。确认与HR,教师事务或之前记录销毁的法律服务。

人力资源/始发
终止 7 破坏

HUM-0300

考勤和调度

包括考勤,工作日程,缺席的,时间表,休假,工会释放时间的叶子以及休假请求。

人力资源

终止

7

破坏

HUM-0400

赔偿金

包括薪级表,任职行政和管理。 

人力资源

结束一年学业

5

破坏

HUM-0500

职员之间的关系

包括CUPE,opseu,RFA,塔加,申诉和仲裁,劳资谈判和协议。

人力资源

 

 

常驻

HUM-0600 招聘人员和招聘(员工)

包括面试,职位发布,就业的搜索,包括代理搜索。 

不包括国际员工 - 看到HUM-1400。

注:对于申请成功的记录被转移到它们的雇员记录 - 看到HUM-0100。

人力资源 文件关闭
3 破坏
HUM-0700 搜索委员会

包括高级管理人员的内部和外部的搜索,学术任命,院长,教授或椅子。

注:对于申请成功的记录被转移到雇员记录 - 看到HUM-0100。

人力资源/始发 文件关闭
7 破坏

HUM-0800

培训与发展

包括培训教材,出勤率和评估。   

始发

取代

3

破坏

哼-0900

组织和位置

包括组织和人力资源规划,组织结构图,重新组织和位置描述。还包括,公平,多样性和包容性。

人力资源

取代

7

档案

HUM-1000

工资表

包括工资支票或存款。

人力资源

今年年底

7

破坏

HUM-1100

养老金和福利

包括效益和养老金管理当前,退休和递延员工和他们的受益者,包括保险和伤残津贴。  

人力资源

 

 

常驻

HUM-1200

绩效评估

包括员工试用期跟踪,促销,调查,工作表现和行为(PCF),年度报告。     

人力资源

终止

7

破坏

HUM-1300

简历和应聘者(落选者)

包括应聘者和落选者的应用程序。  

人力资源

文件关闭

2

破坏

HUM-1400

招聘人员和招聘(国际)

包括国际员工记录。

人力资源

文件关闭

7

破坏

IMT-0100 访问请求

包括下fippa,phipa或其他接入到信息立法的正式访问请求,包括官方信函如决策字母。

注意事项:原创内容所有者负责保留原始记录。发送给请求者的记录副本不受此类覆盖。

文件关闭是指该文件是否最后一封信,上诉或其他法律行为中最后一个动作。

始发 文件关闭
5 破坏
IMT-0200 档案管理 包括与由大学档案维持档案材料和工件的采集,鉴定,保护和保存,排列方式,描述和管理记录。   图书馆     常驻
IMT-0300   复印和打印   包括与名片,文具,印刷程度等复印件,复制,打印,复制或配送服务记录。 始发 今年年底 3
破坏
IMT-0400 技术资产管理
包括与硬件,软件许可证,设备,计算机,服务器和存货等资产,包括计算机,路由器,外围设备和附件记录。
始发 资产处置 3 破坏
IMT-0500 系统监控

包括审计日志或用于监测系统性能,包括事务日志,路由器日志,服务器错误或访问日志其他自动化系统日志。   

的需要支持的调查或事件日志文件排除副本 - 见IMT-0600。

始发 取代

30-60-90天取决于系统。

与CCS咨询/它的细节。

破坏
IMT-0600 事故,调查(资料图) 包括与相关大学的记录或信息的事件,调查,投诉或查询记录。 
始发 文件关闭
审查 破坏
IMT-0700 图书馆管理 包括与巴黎人下载图书馆记录。 图书馆 文件关闭 审查 破坏
IMT-0800 记录和信息管理 包括记录分类,保留时间表,记录库存和残害。    始发 文件关闭
审查 破坏
IMT-0900 软件和应用管理
包括与软件和应用开发,收购,修改,测试和部署的记录。 始发 取代
3 破坏
IMT-1000 电信和网络 包括与布线和网络服务的记录。 始发 取代 3 破坏
RES-0100 知识产权

包括与大学记录创建的知识产权(即发明,专利,版权,商标等)。记录可以包括本发明公开内容,放弃协议,许可;转让市场评估,商业计划和其他相关文件。

不包括知识产权属于研究者

法律服务
    常驻
RES-0200 伙伴关系与合作(项目和计划)
包括与校级研究协议和伙伴关系的记录。记录可能包括合作项目,交流协定,国际资助的合作伙伴关系,研究协议,招标书为双方各出资和资金没有着落的项目合作项目委员会会议。   始发 完成 7 破坏
RES-0300 研究应用和提案 包括与研究项目资金不成功的提案记录。 始发 完成 3 破坏
RES-0400 研究项目

包括能力建设倡议,临床试验,教师给予建议,科研经费,博士后项目,研究经费申请,科研诚信,规划,职业道德,交换学生的研究,论文研究。包括有关资金,主体与监督研究项目以及与研究人员的任何协议的信息。其他协定所规定的实际研究内容被排除在外。

不包括研究伦理 - 见RES-0500。

始发 完成 7 破坏
RES-0500 研究伦理 包括与科研道德和三理事会,研究伦理委员会(REB)的管理记录。
始发 完成 破坏
STU-0100 学业记录

包括招生,决策表,报名,注册,课程,成绩,成绩单,转移学分,学术地位记录,公文,联系人信息,毕业审计,纪律和学术上诉裁决,为录取学生的程序更改。

注:支持信息10年后销毁。

注册员     常驻
STU-0200 录取和申请人(不成功)

包括未被录取者记录和提交的所有文件,材料和证明文件。

注意:对于那些接受申请,招生信息被转移到他们的学习成绩。

注册员 完成 2 破坏
STU-0300

纪律/申诉 - 学生的不当行为(学术和非学术)

包括与学术和非学术不端那里是一个发现的记录。记录可能包括上诉通知书,上诉裁决,医疗记录,发生报告,缓刑记录,行为,警告。

注:在没有发现,记录将1年根据fippa后销毁。影响学习成绩的决定将与学术备案。发起部门是负责维护官方的记录,其他副本应遵循的决定予以销毁。

始发 完成
10 破坏
STU-0400

经济援助(学生)

包括财政援助,奖学金和巴黎人下载保持授予合同。

不包括安省学生援助计划(OSAP),其3年后转移到先进的教育和技能发展(原名MTCU)部记录。在MTCU保留这些记录了20年。 

始发 完成 7 破坏
STU-0500 实习(展示位置)

包括临床实习,带薪实习课程,体验式学习,实习的应用,展示位置,事件,导师评价,临时合同,WSIB事故报告。

不包括与中心的协定 - 见ADM-0200。

始发
完成 7 破坏
STU-0600 招生(学生)

包括运动招募。

始发

文件关闭

7

破坏

STU-0700 学术支持的住宿 包括为符合条件的残疾学生学业的住宿及相关支持。 始发
文件关闭
10 破坏
STU-0800 学生事务和支持服务 包括各种学生学习和支持计划管理。与学术咨询,就业和职业生涯,交流学生,国际学生,多样性和包容性,安大略访问研究生(ovgs),方向,学生团体,写作和学习技能的记录。

始发

文件关闭

5

破坏

STU-0900 一般通信(学生)

包括一般查询,问题,问题,成绩单请求或类似的操作记录,必须保留至少一年根据第fippa。

有关纪律,申诉或不当行为排除记录,看到STU-0300。

始发 文件关闭 1 破坏
STU-1000 学院或学系学生档案

包括部门或院系内维护学生档案,包括其中的内容是不是在其他地方复制的局部问题的文件,即教师或部门持有原始记录。其中的记录发起或由登记员维持,本地副本,应在7年后予以销毁。

有关纪律,申诉或不当行为排除记录 - 见STU-0300。

始发 文件关闭
7 破坏
茶-0100 认证 包括加拿大工程认证委员会(CEAB)或者需要或寻求认可的其他程序。  始发 完成 10 档案
茶-0200 课程和课程表 包括课程列表和说明。  始发 完成 10 档案
茶-0300 学生的作业和考试(无主) 包括考试,测验,作业,论文,论文答辩,无人认领的学生工作。  始发 结束一年学业 1 破坏
茶-0400 定期程序审查(效绩报告)

包括在8年周期性审查的范围内进行学术课程规划,审计和审查。

注意:参议院保留当前和PPR的一个早期版本,早期版本的最新审查完成后发送到档案。

始发 结束一年学业
7 档案
茶-0500 调度和注册 当然包括日历,日程和时间表,教师负荷和工作负荷分析过程负荷。 始发 结束一年学业 7 破坏
茶-0600 学生评价管理 包括等级计算表和工作表。 始发 结束一年学业 5 破坏